Een e-mail schrijven

Hoe schrijf je een goede e-mail of brief?

Tegenwoordig sturen we nauwelijks meer brieven. De meeste correspondentie met bedrijven, organisaties en personen gaat via de elektronische weg, de e-mail. De vorm van de brief is dus misschien veranderd, de inhoud is gelijk gebleven. Hoe je een goede inhoud van je e-mail of brief schrijft, leg ik je hier uit.

Elke brief of mail begint met de aanhef. Een veel gebruikte vorm is Geachte heer of mevrouw, maar we zien ook steeds vaker Beste heer of mevrouw, boven de brief staan. Wanneer je iemand kent, kan je ook de voornaam gebruiken. Voorbeelden van een correcte aanhef zijn: Beste mevrouw Jansen, Geachte heer Van der Plas, Beste Piet. Niet goed is: Beste mevrouw J. Jansen, De voorletter hoort niet in de aanhef te staan.

De aanhef begint met een hoofdletter en eindigt met een komma. Begin je brief/mail liever niet met Beste, of Geachte, (dus zonder heer/mevrouw of naam) deze vorm wordt door de meeste mensen niet op prijs gesteld.

Na de aanhef komt de inleiding. Ondanks de komma waar de aanhef mee eindigt, begint de inleiding weer met een hoofdletter. In de inleiding geef je aan waarom je de brief/mail schrijft. Begin deze eerste alinea liever niet met ‘Ik’.

In de tweede en volgende alinea’s (het middenstuk) geef je de lezer informatie. In een klachtenbrief/mail leg je uit wat de klacht precies inhoudt en wat je al gedaan hebt om het probleem op te lossen. Wanneer je solliciteert, leg je uit waarom je solliciteert en waarom jij de meest geschikte kandidaat bent. Wanneer je informatie vraagt of geeft, leg je in het middenstuk uit welke informatie je nodig hebt of je geeft in het middenstuk de nodige informatie.

In de slotalinea schrijf je wat je van de lezer verwacht. Je wilt een uitnodiging voor een gesprek, je hoopt dat de klacht binnen 2 weken wordt opgelost of je verwacht dat je binnen een week de gevraagde informatie ontvangt. Vroeger sloot men de correspondentie af met de zin: In afwachting van uw antwoord, verblijf ik, Maar dat is echt ouderwets en wordt ook niet meer goed gerekend. Meer van deze tijd en dus wel goed zijn zinnen als:

  • Ik vertrouw erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
  • Graag zie ik uw reactie (spoedig) tegemoet.
  • Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
  • Als u nog vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met …

Je sluit je brief af met: Met vriendelijke groet(en), of Hoogachtend, (formeel en ouderwets). Daaronder noteer je je naam en je eventuele functie. Wanneer het nodig is om je adres te vermelden, noteer je die onder je naam (alleen in mails).

Als je bijlagen toevoegt, is het slim om dit al in je mail te vermelden. Mensen hebben namelijk de neiging om te stoppen met lezen als ze bij de afsluiting zijn gekomen. Ook een PS. wordt in een mail lang niet altijd gelezen. Noteer daarom je belangrijke informatie in je mail.

Voor een goed leesbare brief of mail zorg je dat je tussen elke alinea een witregel plaatst en dat je in de alinea’s alle zinnen achter elkaar zet.

Nog een paar tips voor het schrijven van een zakelijke brief of e-mail:

  • Houd je brief kort en wijd niet te veel uit..
  • Wees correct, de lezer zal veel eerder bereid zijn om je te helpen als je hem/haar correct aanspreekt. Met honing vang je meer vliegen dan met azijn.
  • Wees concreet en verwijs naar duidelijke gebeurtenissen waarbij je datum en plaats noemt.
  • Beschrijf helder wat je wilt en wat je van de geadresseerde verwacht. Realiseer dat de lezer niet in jouw hoofd kan kijken, dus dat het nodig is om duidelijk te zijn in wat je schrijft.
  • Lees je brief nog een keer goed door voordat je hem verstuurt. Check of je niet te veel fouten hebt gemaakt.

Eén gedachte over “Een e-mail schrijven”

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s