Hoe ziet een goede brief eruit?

Hoe zorg je voor een goed leesbare brief? Uitleg over de juiste lay-out en indeling van een brief.

We schrijven bijna geen brieven meer, maar zo af en toe is het toch nodig om er een te schrijven, bijvoorbeeld voor het examen Nederlands. Dan is het handig om te weten hoe een goede brief eruit ziet.

Je begint een brief met de naam en het adres van de afzender. Eventueel kan je daar je mailadres en je telefoonnummer aan toevoegen.

Een aantal regels daaronder noteer je de naam en het adres van degene aan wie je de brief stuurt. Hier is het niet nodig om e-mailadres of telefoonnummer te noteren.

Voorbeeld particulier:
De heer J.P. de Vries
Langestraat 18
1213 AB Hilversum

Voorbeeld bedrijf:
ROC Midden Nederland
Afdeling Verzorging
Mevrouw Van der Vaart
Postbus 3065
3502 GB Utrecht

In het schrijfexamen moet je soms een brief sturen aan een groep mensen, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een teamuitje of een groep mensen in de buurt. Je kan dan als adressering kiezen voor een verzonnen naam met adres of je richt de brief aan de groep, bijvoorbeeld Collega’s van de afdeling Administratie.

Daaronder volgt dan de datering ofwel de dagtekening. Je noteert eerst de plaats waar je brief schrijft en vervolgens de datum waarop je de brief schrijft. Na de plaats komt een komma. Bij de datum schrijf je de naam van de maand voluit. Voorbeeld: Utrecht, 9 december 2020.

Gelijk onder de datering noteer je het onderwerp. Je begint met Betreft: of Onderwerp: en vervolgens noteer je in enkele woorden waarover de brief gaat. Na de dubbele punt begin je met een kleine letter. Voorbeeld: klacht over nieuwe wasmachine, informatieaanvraag, sollicitatie verzorgende IG, referentienummer 458, uw brief van 8 juli 2020.

De brief begin je met de aanhef. De aanhef is niets anders dan dat je de lezer van je brief begroet. Een heel formele, zelfs wat 0uderwetse vorm van begroeten is: Geachte heer of mevrouw, Een moderne vorm is Beste heer of mevrouw, Als je de naam van de brieflezer weet, is het netjes en persoonlijker om die op te schrijven. Voorbeeld: Beste mevrouw Jansen, In de aanhef gebruik je geen voorletters. Vergelijk het met een begroeting op straat, dan zeg je ook niet Hallo mevrouw K. Jansen. De aanhef begint met een hoofdletter en eindigt met een komma.

In de inleiding schrijf je wat de reden is dat je de brief schrijft. Je kan kort benoemen wat er is gebeurd en waarom je nu de brief schrijft. Bijvoorbeeld: Op uw internetpagina zag ik dat er een vacature is voor een verzorgende. Graag wil ik voor deze functie in aanmerking komen.

In het middenstuk van de brief geef je informatie aan de lezer. In een klachtenbrief vertel je wat de klachten zijn en wat je al geprobeerd hebt om het probleem te verhelpen. In een brief waarin je vraagt om informatie, leg je in het middenstuk uit waarom je welke informatie nodig hebt.

In het slot vertel je wat je van de lezer verwacht. Je kan beginnen met een korte samenvatting van de informatie (Ik hoop dat bovenstaande informatie u heeft overtuigd dat ik geschikt ben voor deze functie) en vervolgens benoem je wat je graag van de brieflezer wil. Bijvoorbeeld: Ik ontvang graag een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Of: Graag ontvang ik uw reactie binnen 2 weken.
Als het om een verzoek gaat, dan bedank je de brieflezer, bijvoorbeeld: Bij voorbaat dank. “In afwachting van uw reactie, verblijf ik’, klinkt niet alleen ouderwets, het is ook ouderwets en wordt tegenwoordig ook niet meer goed gerekend op examens. In plaats daarvan kan je schrijven: Ik wacht uw reactie af.

Vervolgens sluit je de brief af met een (vriendelijke) groet, of wanneer het wat formeler moet met hoogachting. Na een ruimte voor je handtekening noteer je je naam en je functie als je namens je bedrijf schrijft. Voorbeelden:

Wanneer je iets meestuurt met je brief, bijvoorbeeld een kopie van je aankoopbewijs of een brochure, dan noteer je dit als Bijlage onderaan de brief. Je schrijft dan Bijlage: aankoopbewijs of als het er meerdere zijn dan kan je het aantal bijlagen noteren of je noteert wat de bijlagen zijn.

Om te zorgen dat je brief goed leesbaar is, is het belangrijk dat je tussen elke alinea een witregel plaatst. Witregels geven een brief ‘lucht’ en zorgen voor een overzichtelijke brief. In een alinea staan alle zinnen achter elkaar.

Als je brief langer is, dan kan het gebeuren dat de afsluiting niet meer past op je bladzijde. Het is niet mooi om de afsluiting dan alleen op de volgende pagina te zetten, daarom kan je er dan voor kiezen om de laatste alinea mee te nemen naar de volgende pagina of eventueel wat minder witregels aan de bovenkant te gebruiken. Zorg er dan wel voor dat er minimaal 1 witregel tussen beide adressen staat.

Tot slot: gebruik niet onnodig dure of chique woorden. Ze zorgen er vaak voor dat een brief niet fijn leest of dat de boodschap niet goed overkomt. Wees wel correct in je brief, ook al ben je ontzettend boos. Je mag benoemen dat je boos bent, je mag duidelijk zijn in wat je verwacht van de lezer, maar blijf wel correct en beleefd. Bedenk dat je met honing meer vliegen vangt dan met azijn.

Een tekst schrijven

Hoe schrijf je een duidelijke en goed leesbare tekst?

Voor je opleiding, maar ook voor het examen Nederlands, moet je regelmatig teksten schrijven. Daarbij kan je denken aan verslagen of teksten waarin je de lezer informatie moet geven over een onderwerp. Zakelijke teksten zoals verslagen, artikelen, beschouwingen of betogen hebben een vaste structuur van titel, inleiding, middenstuk en slot. Elk onderdeel heeft zijn eigen functie.

Titel
Elk verhaal, elk verslag of artikel begint met een titel. De functie van de titel is duidelijk maken waar de tekst over gaat (het onderwerp) en de aandacht trekken. Dat laatste zie je vooral bij krantenberichten of bij berichten op sociale media. Zij zijn erbij gebaat dat zoveel mogelijk mensen een bericht lezen. Als jij een verslag of artikel schrijft voor school, kan je met een simpele titel vaak al prima aangeven wat het onderwerp van je verslag is. Een titel schrijf je met een wat grotere letter en hij krijgt geen punt op het eind. Na de titel volgt een witregel.

INLEIDING
In de inleiding leid je je lezer je verhaal in. Je vertelt de lezer wat hij kan verwachten. De inleiding heeft net als de titel ook als functie om te vertellen wat het onderwerp van je tekst is, maar dat doe je wel iets uitgebreider. Vaak schrijf je ook wat de aanleiding is om je tekst te schrijven. Door de manier waarop je een tekst begint, kan je de aandacht van de lezer trekken. Dat kan je doen door vragen te stellen, door een situatie te beschrijven die met het onderwerp te maken heeft, door een voorbeeld van het probleem te geven of door vast een korte samenvatting te geven. Een inleiding kan uit één of meerdere alinea’s bestaan.
Functies inleiding:
– het introduceren van het onderwerp, de vraagstelling (bij een beschouwing) of de mening van de schrijver (bij een betoog).
– de aandacht van de lezer trekken.

mIDDENSTUK
In het middenstuk werk je je onderwerp uit. Afhankelijk van je onderwerp verdeel je dit in deelonderwerpen. Elk deelonderwerp werk je in een of meerdere alinea’s uit. Tussen elke alinea komt een witregel. Je kan aan alinea’s die een deelonderwerp behandelen een tussentitel geven. Zo is het voor de lezer gelijk duidelijk wat het onderwerp van de alinea of de alinea’s is.

slot
In het slot sluit je de tekst af. Voor de lezer moet het duidelijk worden dat het verhaal is afgelopen. Er zijn verschillende manieren waarop je een tekst kan afsluiten. Je kan de tekst kort samenvatten, je kan een conclusie trekken, of tot een oplossing komen (bij een probleem). Ook kan de schrijver de lezer aansporen om iets te gaan doen, bijvoorbeeld om een product te kopen of te solliciteren of zich aan te melden. Zorg dat je afsluitende zin ook echt een slotzin is.

OPMAAK
Tussen elke alinea komt een witregel. Dit vergroot de leesbaarheid van je verhaal. In een alinea staan alle zinnen achter elkaar. Dus na een punt ga je gelijk door met de volgende zin. Wanneer je tussenkopjes gebruikt, komt er geen witregel na het tussenkopje. Na de titel komt wel een witregel.

NOG ENKELE TIPS

  • Maak je zinnen niet te lang. In lange zinnen verdwaalt de lezer, maar helaas ook vaak de schrijver. Wanneer je merkt dat je zin langer dan 2 regels is, kijk dan of je van die ene zin ook 2 zinnen zou kunnen maken. Door je zin hardop te lezen, hoor je meestal ook wel of de zin nog wel lekker loopt.
  • Realiseer je dat de lezer waarschijnlijk niets weet over wat jij gaat vertellen. Hij weet niet wat de reden is dat je de tekst schrijft en hij weet soms ook niets over de inhoud of over de omstandigheden. Neem de lezer mee in je verhaal. Vraag je regelmatig af of het verhaal voor de lezer even duidelijk is als voor jou.
  • Maak gebruik van voegwoorden en verwijswoorden om van je verhaal een samenhangend geheel te maken.
  • Bedenk goed wat het doel van je tekst is. Wil je informeren, instrueren, overtuigen, je mening geven, aansporen tot actie of amuseren? Een tekst kan ook meerdere doelen hebben. Check regelmatig of je je aan je doel of doelen houdt.
  • Houd rekening met je lezer. Wie is je lezer? Is dat een vakgenoot of een leek? Is het een jongere of een oudere lezer? Houd hiermee rekening in je taalgebruik. Probeer vaktermen en afkortingen zoveel mogelijk te vermijden.
  • Maak zo min mogelijk spelfouten, typefouten en grammaticale fouten. Een enkele fout is niet erg, maar wanneer er veel fouten in de tekst staan, leidt dat af van de inhoud of wordt de inhoud niet duidelijk. Laat zo mogelijk je tekst door een ander lezen of lees zelf je tekst hardop.

Een e-mail schrijven

Hoe schrijf je een goede e-mail of brief?

Tegenwoordig sturen we nauwelijks meer brieven. De meeste correspondentie met bedrijven, organisaties en personen gaat via de elektronische weg, de e-mail. De vorm van de brief is dus misschien veranderd, de inhoud is gelijk gebleven. Hoe je een goede inhoud van je e-mail of brief schrijft, leg ik je hier uit.

Elke brief of mail begint met de aanhef. Een veel gebruikte vorm is Geachte heer of mevrouw, maar we zien ook steeds vaker Beste heer of mevrouw, boven de brief staan. Wanneer je iemand kent, kan je ook de voornaam gebruiken. Voorbeelden van een correcte aanhef zijn: Beste mevrouw Jansen, Geachte heer Van der Plas, Beste Piet. Niet goed is: Beste mevrouw J. Jansen, De voorletter hoort niet in de aanhef te staan.

De aanhef begint met een hoofdletter en eindigt met een komma. Begin je brief/mail liever niet met Beste, of Geachte, (dus zonder heer/mevrouw of naam) deze vorm wordt door de meeste mensen niet op prijs gesteld.

Na de aanhef komt de inleiding. Ondanks de komma waar de aanhef mee eindigt, begint de inleiding weer met een hoofdletter. In de inleiding geef je aan waarom je de brief/mail schrijft. Begin deze eerste alinea liever niet met ‘Ik’.

In de tweede en volgende alinea’s (het middenstuk) geef je de lezer informatie. In een klachtenbrief/mail leg je uit wat de klacht precies inhoudt en wat je al gedaan hebt om het probleem op te lossen. Wanneer je solliciteert, leg je uit waarom je solliciteert en waarom jij de meest geschikte kandidaat bent. Wanneer je informatie vraagt of geeft, leg je in het middenstuk uit welke informatie je nodig hebt of je geeft in het middenstuk de nodige informatie.

In de slotalinea schrijf je wat je van de lezer verwacht. Je wilt een uitnodiging voor een gesprek, je hoopt dat de klacht binnen 2 weken wordt opgelost of je verwacht dat je binnen een week de gevraagde informatie ontvangt. Vroeger sloot men de correspondentie af met de zin: In afwachting van uw antwoord, verblijf ik, Maar dat is echt ouderwets en wordt ook niet meer goed gerekend. Meer van deze tijd en dus wel goed zijn zinnen als:

  • Ik vertrouw erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
  • Graag zie ik uw reactie (spoedig) tegemoet.
  • Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
  • Als u nog vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met …

Je sluit je brief af met: Met vriendelijke groet(en), of Hoogachtend, (formeel en ouderwets). Daaronder noteer je je naam en je eventuele functie. Wanneer het nodig is om je adres te vermelden, noteer je die onder je naam (alleen in mails).

Als je bijlagen toevoegt, is het slim om dit al in je mail te vermelden. Mensen hebben namelijk de neiging om te stoppen met lezen als ze bij de afsluiting zijn gekomen. Ook een PS. wordt in een mail lang niet altijd gelezen. Noteer daarom je belangrijke informatie in je mail.

Voor een goed leesbare brief of mail zorg je dat je tussen elke alinea een witregel plaatst en dat je in de alinea’s alle zinnen achter elkaar zet.

Nog een paar tips voor het schrijven van een zakelijke brief of e-mail:

  • Houd je brief kort en wijd niet te veel uit..
  • Wees correct, de lezer zal veel eerder bereid zijn om je te helpen als je hem/haar correct aanspreekt. Met honing vang je meer vliegen dan met azijn.
  • Wees concreet en verwijs naar duidelijke gebeurtenissen waarbij je datum en plaats noemt.
  • Beschrijf helder wat je wilt en wat je van de geadresseerde verwacht. Realiseer dat de lezer niet in jouw hoofd kan kijken, dus dat het nodig is om duidelijk te zijn in wat je schrijft.
  • Lees je brief nog een keer goed door voordat je hem verstuurt. Check of je niet te veel fouten hebt gemaakt.