Hoe ziet een goede brief eruit?

Hoe zorg je voor een goed leesbare brief? Uitleg over de juiste lay-out en indeling van een brief.

We schrijven bijna geen brieven meer, maar zo af en toe is het toch nodig om er een te schrijven, bijvoorbeeld voor het examen Nederlands. Dan is het handig om te weten hoe een goede brief eruit ziet.

Je begint een brief met de naam en het adres van de afzender. Eventueel kan je daar je mailadres en je telefoonnummer aan toevoegen.

Een aantal regels daaronder noteer je de naam en het adres van degene aan wie je de brief stuurt. Hier is het niet nodig om e-mailadres of telefoonnummer te noteren.

Voorbeeld particulier:
De heer J.P. de Vries
Langestraat 18
1213 AB Hilversum

Voorbeeld bedrijf:
ROC Midden Nederland
Afdeling Verzorging
Mevrouw Van der Vaart
Postbus 3065
3502 GB Utrecht

In het schrijfexamen moet je soms een brief sturen aan een groep mensen, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een teamuitje of een groep mensen in de buurt. Je kan dan als adressering kiezen voor een verzonnen naam met adres of je richt de brief aan de groep, bijvoorbeeld Collega’s van de afdeling Administratie.

Daaronder volgt dan de datering ofwel de dagtekening. Je noteert eerst de plaats waar je brief schrijft en vervolgens de datum waarop je de brief schrijft. Na de plaats komt een komma. Bij de datum schrijf je de naam van de maand voluit. Voorbeeld: Utrecht, 9 december 2020.

Gelijk onder de datering noteer je het onderwerp. Je begint met Betreft: of Onderwerp: en vervolgens noteer je in enkele woorden waarover de brief gaat. Na de dubbele punt begin je met een kleine letter. Voorbeeld: klacht over nieuwe wasmachine, informatieaanvraag, sollicitatie verzorgende IG, referentienummer 458, uw brief van 8 juli 2020.

De brief begin je met de aanhef. De aanhef is niets anders dan dat je de lezer van je brief begroet. Een heel formele, zelfs wat 0uderwetse vorm van begroeten is: Geachte heer of mevrouw, Een moderne vorm is Beste heer of mevrouw, Als je de naam van de brieflezer weet, is het netjes en persoonlijker om die op te schrijven. Voorbeeld: Beste mevrouw Jansen, In de aanhef gebruik je geen voorletters. Vergelijk het met een begroeting op straat, dan zeg je ook niet Hallo mevrouw K. Jansen. De aanhef begint met een hoofdletter en eindigt met een komma.

In de inleiding schrijf je wat de reden is dat je de brief schrijft. Je kan kort benoemen wat er is gebeurd en waarom je nu de brief schrijft. Bijvoorbeeld: Op uw internetpagina zag ik dat er een vacature is voor een verzorgende. Graag wil ik voor deze functie in aanmerking komen.

In het middenstuk van de brief geef je informatie aan de lezer. In een klachtenbrief vertel je wat de klachten zijn en wat je al geprobeerd hebt om het probleem te verhelpen. In een brief waarin je vraagt om informatie, leg je in het middenstuk uit waarom je welke informatie nodig hebt.

In het slot vertel je wat je van de lezer verwacht. Je kan beginnen met een korte samenvatting van de informatie (Ik hoop dat bovenstaande informatie u heeft overtuigd dat ik geschikt ben voor deze functie) en vervolgens benoem je wat je graag van de brieflezer wil. Bijvoorbeeld: Ik ontvang graag een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Of: Graag ontvang ik uw reactie binnen 2 weken.
Als het om een verzoek gaat, dan bedank je de brieflezer, bijvoorbeeld: Bij voorbaat dank. “In afwachting van uw reactie, verblijf ik’, klinkt niet alleen ouderwets, het is ook ouderwets en wordt tegenwoordig ook niet meer goed gerekend op examens. In plaats daarvan kan je schrijven: Ik wacht uw reactie af.

Vervolgens sluit je de brief af met een (vriendelijke) groet, of wanneer het wat formeler moet met hoogachting. Na een ruimte voor je handtekening noteer je je naam en je functie als je namens je bedrijf schrijft. Voorbeelden:

Wanneer je iets meestuurt met je brief, bijvoorbeeld een kopie van je aankoopbewijs of een brochure, dan noteer je dit als Bijlage onderaan de brief. Je schrijft dan Bijlage: aankoopbewijs of als het er meerdere zijn dan kan je het aantal bijlagen noteren of je noteert wat de bijlagen zijn.

Om te zorgen dat je brief goed leesbaar is, is het belangrijk dat je tussen elke alinea een witregel plaatst. Witregels geven een brief ‘lucht’ en zorgen voor een overzichtelijke brief. In een alinea staan alle zinnen achter elkaar.

Als je brief langer is, dan kan het gebeuren dat de afsluiting niet meer past op je bladzijde. Het is niet mooi om de afsluiting dan alleen op de volgende pagina te zetten, daarom kan je er dan voor kiezen om de laatste alinea mee te nemen naar de volgende pagina of eventueel wat minder witregels aan de bovenkant te gebruiken. Zorg er dan wel voor dat er minimaal 1 witregel tussen beide adressen staat.

Tot slot: gebruik niet onnodig dure of chique woorden. Ze zorgen er vaak voor dat een brief niet fijn leest of dat de boodschap niet goed overkomt. Wees wel correct in je brief, ook al ben je ontzettend boos. Je mag benoemen dat je boos bent, je mag duidelijk zijn in wat je verwacht van de lezer, maar blijf wel correct en beleefd. Bedenk dat je met honing meer vliegen vangt dan met azijn.